E-mail doorsturen naar een ander e-mailadres is handig, maar wist je dat e-mail forwarders ervoor kunnen zorgen dat jouw domeinnaam of zelfs de hele server op een blokkeringslijst terechtkomt?
Wat is een e-mail forwarder?
Met een e-mail forwarder kun je e-mail doorsturen. Een forwarder wordt ook wel e-mailalias of doorstuuradres genoemd en stuurt alle e-mail die op een bepaald e-mailadres binnenkomt door naar een ander adres. Dit kan een e-mailaccount zijn dat bij je hostingpakket hoort of een extern e-mailaccount. Een voorbeeld van een extern e-mailaccount is een Gmail- of Hotmail-adres.
Je kunt e-mailforwarders gebruiken om bijvoorbeeld webmaster@mijndomeinnaam.nl naar info@mijndomeinnaam.nl te laten doorsturen. Op die manier heb je slechts één e-mailaccount nodig voor beide adressen en komen ze in dezelfde inbox terecht. Dit is een interne e-mail forwarder. De e-mail komt binnen op de server en verlaat deze niet.
Bij een externe forwarder stuur je de e-mail door naar een extern e-mailaccount, zoals je Gmail-, Ziggo- of Hotmail-adres. De e-mail komt binnen op de server en verlaat deze meteen weer en komt dan aan op het doorstuuradres. Een voorbeeld van een externe e-mail forwarder is het doorsturen van webmaster@mijndomeinnaam.nl naar mijnbedrijfsnaam@gmail.com. Ook hier heb je slechts één e-mailaccount nodig voor beide adressen. Je ontvangt de e-mail van Gmail en van je domeinnaam in één e-mailaccount.
Externe e-mail forwarders en spam
Een interne forwarder is handig en geeft geen problemen, in tegenstelling tot de externe forwarder.
Bij een externe forwarder verlaat de e-mail meteen de server, zonder dat het bericht wordt gescand door het spamfilter. De mail komt dus ongefilterd op de externe locatie binnen.
Als er regelmatig spam wordt gestuurd naar jouw domeinnaam dan komt die spam dus ook binnen op de externe locatie.
Heb je bijvoorbeeld een forwarder ingesteld voor info@jouwdomeinnaam.nl naar mijnbedrijfsnaam@gmail.com, dan wordt de e-mail die wordt gestuurd naar info@mijndomeinnaam.nl ongefilterd doorgestuurd naar mijnbedrijfsnaam@gmail.com. Ook eventuele spam.
Als er regelmatig spam binnenkomt, dan is triggert dat het spamfilter van Gmail en wijzigt dit de reputatie van je domein of van de server. Al snel ontstaat een neerswaartse spiraal, want hoe lager de reputatie van een domein of server, hoe sneller een e-mail als spam wordt gezien. Op den duur kan het domein of de server op de blokkeringslijst terechtkomen. Zo’n blokkeringslijst werkt meteen voor alle e-mailadressen van de externe partij. Je kunt in bovenstaand voorbeeld dus niet alleen geen e-mail meer sturen aan mijnbedrijfsnaam@gmail.com, maar ook niet naar jan-steenmarter@gmail.com. Je mail wordt simpelweg geweigerd. Als niet alleen jouw domeinnaam op de blokkeringslijst is geplaatst, maar ook het IP-adres van de server, kan niemand op de server nog naar een Gmail e-mailadres een e-mail sturen.
Het kan nog sneller
Gmail, Hotmail en alle andere maildiensten hebben een spamfilter waarmee binnenkomende e-mail een beoordeling krijgt. Een soort puntenstelsel waarbij bij een bepaalde drempelwaarde e-mail als spam wordt aangemerkt. Dat gaat automatisch, maar je kunt dat spamfilter wel een handje helpen door spam die toch is terechtgekomen in je inbox, zelf te markeren als spam. Het spamfilter is zelflerend. Als je telkens mail van een bepaalde afzender markeert als spam, zal de maildienst daaruit concluderen dat de afzender een spammer is. Indien je de mail die afkomstig is van jouw domein aanmerkt als spam, ziet de maildienst jouw domein als spamdomein en zal het je domein of het IP-adres van de server op de blokkeringslijst zetten. Op deze manier versnel je het proces van het opbouwen van een slechte reputatie.
Domein of server op een blokkeringslijst
Staat je domeinnaam of het IP-adres eenmaal op een blokkeringslijst, dan is het vaak niet gemakkelijk om je te laten verwijderen en weer een ‘neutrale’ status of reputatie te krijgen. Sta je op een blokkeringslijst, dan wil de blokkeerder dat je de oorzaak aanpakt. In dit geval is de oorzaak het doorsturen van e-mail spam. Vaak ontkom je er niet aan de forwarder te verwijderen. Dit is ook wat wij aanraden. We raden af om e-mail door te sturen naar een externe locatie. Doorstuuradressen zijn prima, maar dan binnen hetzelfde domein. Dan heb je nooit problemen met spam.
In het geval dat het IP-adres van de server op de blokkeringslijst staat en niemand op de server nog e-mail kan sturen aan een bepaalde externe dienst zoals Gmail of Ziggo, kunnen wij eisen dat je het doorstuuradres opheft. Dit omdat andere klanten hinhder ondervinden.
Pas als de oorzaak is opgelost door bijvoorbeeld het doorstuuradres te verwijderen, kan een verzoek tot verwijdering worden ingediend bij de blokkerende partij. Bij de aanvraag voor deblokkering moet je vaak veel technische informatie meesturen, zoals het IP-adres van de server, de volledige e-mail headers en de exacte foutcode. Meestal moet je ook aangeven wat je hebt gedaan om herhaling te voorkomen.
De blokkerende partij is niet verplicht aan het deblokkeringsverzoek te voldoen, maar doet dat meestal wel (tenzij je al eerder op hun blokkeringslijst hebt gestaan). Het kan soms wel een tijd duren voordat je ervan verwijderd bent. Soms gaat dat snel (binnen een paar dagen of zelfs uren), maar andere keren kan het veel langer duren omdat bijvoorbeeld extra informatie nodig is. Al met al is het verzoeken om deblokkering bewerkelijk en kost het vaak redelijk wat tijd.
Alternatieven voor externe forwarders
Gelukkig zijn er ook andere oplossingen en hoef je niet per se een e-mail forwarder te gebruiken om e-mail op een andere locatie te ontvangen. Veel maildiensten hebben de mogelijkheid om e-mail van een derde partij te importeren. Gmail is hier een goed voorbeeld van, maar ook Outlook en Hotmail hebben die mogelijkheid.
Je ontvangt en beantwoord dan de e-mail van jouw domein in Gmail, Outlook of Hotmail. Zo ontvang je wel al je e-mail op één locatie, maar loop je niet het risico om hierdoor op een blokkeringslijst terecht te komen. Voor het instellen van Gmail hebben we een handige handleiding gemaakt die je kunt downloaden op onze downloadpagina. We hebben (nog) geen handleiding voor Outlook en Hotmail. Zoek bij de instellingen van Outlook of Hotmail naar E-mail synchroniseren. Hier kun je e-mail van een derde partij instellen.
Conclusie
Interne forwarders zijn handig en hebben geen invloed op de reputatie van je domein of van de server. Externe forwarders kunnen jouw reputatie schaden.
Staat je domein eenmaal op een blokkeringslijst, dan ben je daar niet zomaar van af.
Na deblokkering is je domein weer ‘neutraal’ en daarna kun je bouwen aan een goede reputatie.
Wij raden het gebruik van externe forwarders af en raden aan hiervoor een alternatief te gebruiken.
