Voorkom dat je mail in de spambox van de ontvanger komt

Ongeveer 70% van alle e-mail is spam. Om je tegen een zondvloed van ongewenste mail te beschermen zijn er spamfilters uitgevonden. Een spamfilter zou eigenlijk alleen ongewenste e-mail moeten tegenhouden, maar helaas worden ook regelmatig gewenste berichten voor spam aangezien. Jouw e-mail belandt dan in de spambox van de ontvanger, of erger, komt niet aan.

Omdat spammers steeds slimmer worden in het omzeilen van spamfilters, worden spamfilters steeds strenger. Gelukkig zijn er stappen die je kunt nemen om de kans te vergroten dat jouw e-mails goed aankomen.
In dit artikel leggen we uit waar je op moet letten en welke technische instellingen onmisbaar zijn.

 

Hoe werkt een spamfilter?

Spamfilters beoordelen e-mails op basis van een uitgebreide lijst met criteria. Elke keer dat een e-mail aan een bepaald kenmerk voldoet, krijgt het bericht negatieve of juist positieve punten. Sommige eigenschappen wegen zwaarder dan andere.

Na deze beoordeling wordt een totaalscore berekend. Is die score nog binnen de marge, dan wordt de e-mail gewoon afgeleverd. Komt het aantal negatieve punten boven een bepaalde grens, dan belandt het bericht in de spambox. Bij een extreem hoge score kan de e-mail zelfs volledig worden geweigerd. Je ziet dan soms foutmeldingen zoals:

‘550 the content of this message looked like spam’ of ‘550 Message rejected as spam by Content Filtering’.

Deze meldingen geven aan dat de inhoud van het bericht door het filter als spam is aangemerkt.

 

Voorkom dat je e-mail als spam wordt gezien

Om ervoor te zorgen dat jouw berichten bij de ontvanger terechtkomen is het belangrijk dat je e-mail zo min mogelijk kenmerken van spam bevat. Hieronder vind je een aantal praktische tips voor het opstellen van betrouwbare e-mail.
De lijst met tips is niet volledig, want spamfilters verschillen per provider en de regels veranderen regelmatig. Toch bieden deze adviezen een goede basis om je e-mail zo goed mogelijk af te leveren.

 

1. Onderwerp en inhoud van je bericht

De inhoud van je e-mail is een belangrijk aandachtspunt voor spamfilters. Hieronder vind je een aantal veelvoorkomende kenmerken die kunnen leiden tot een negatieve score.

• URL in de onderwerpregel: dit levert vrijwel altijd negatieve punten op.
• Spamgevoelige woorden: termen zoals ‘win’, ‘gratis’, ‘urgent’, ‘dringend’, maar ook medische of seksuele verwijzingen, worden vaak als verdacht aangemerkt.
• Overmatig gebruik van hoofdletters en uitroeptekens: dit kan je bericht negatieve punten opleveren.
• Te weinig tekst of een onevenwichtige verhouding tussen tekst en URL’s: zorg voor voldoende inhoud en context.
• Afbeeldingen in de tekst: liever als bijlage versturen. Gebruik je toch een afbeelding, zorg dan voor beduidend meer tekst dan beeld.
• Rijke opmaak en aparte lettertypes: gekleurde tekst, tabellen en exotische fonts verhogen het risico op spamclassificatie. Houd je opmaak eenvoudig en professioneel.
• Misleidende onderwerpregels: ‘Snel rijk worden!!!’
• Nieuwsbrieven zonder afmeldlink: voeg altijd een duidelijke afmeldlink toe.

 

2. Bijlagen

Verstuur je een bijlage, kies dan een duidelijke en korte bestandsnaam zonder vreemde tekens.

Uitvoerbare bestanden zoals .exe, .bat, .js, etc. worden door veel spamfilters geweigerd. Wil je zulke bestanden toch versturen, gebruik dan liever een online verzenddienst zoals WeTransfer, Smash of SendGB. Zo voorkom je dat je e-mail wordt geblokkeerd of als spam wordt aangemerkt.

 

3. Prioriteit

Verstuur je een e-mail met ‘hoge prioriteit’, dan verschijnt er bij de ontvanger vaak een rood uitroepteken bij het bericht. Het idee is dat je bericht sneller wordt opgemerkt.

Spammers maken hier ook gebruik van om aandacht te trekken, en daarom zijn spamfilters extra alert op berichten met een verhoogde prioriteitsinstelling. Zeker in combinatie met andere risicofactoren vergroot dit de kans dat je e-mail in de spambox belandt.

 

4. SMTP-instellingen van je mailprogramma

Het e-mailprogramma op je computer gebruikt bepaalde instellingen om berichten te versturen. Zorg ervoor dat deze instellingen correct zijn, want fouten hierin kunnen ertoe leiden dat je e-mail wordt geweigerd of als spam wordt aangemerkt.

De instellingen kunnen per hostingprovider verschillen. Onderstaande instellingen voor verzenden (SMTP) gelden voor veel hostingproviders (en ook voor Stip Hosting):

• Verzendende server: mail.jouwdomeinnaam.nl (vervang ‘jouwdomeinnaam.nl’ door je eigen domeinnaam)
• Poort: 465
• SSL: ingeschakeld
• Authenticatie: vereist. Deze optie vind je meestal onder ‘geavanceerde instellingen’ en wordt vaak aangeduid als ‘This server requires authentication’.
• Aanmeldgegevens: soms moet je gebruikersnaam en wachtwoord invullen, soms volstaat een vinkje bij ‘Gebruik dezelfde gegevens als voor inkomende e-mail’.

Een correcte SMTP-configuratie helpt niet alleen bij een veilige verzending, maar verkleint ook de kans dat je e-mail als spam wordt gezien.

 

5. Afzender e-mailadres

Zorg dat je e-mail wordt verzonden vanaf een geldig en bestaand e-mailadres, dus een adres dat ook berichten kan ontvangen.

Afzenders zoals noreply@jouwdomein.nl worden vaak gebruikt voor geautomatiseerde berichten, maar kunnen nadelig zijn voor je betrouwbaarheid. Spammers gebruiken namelijk vaak niet-bestaande adressen, en spamfilters zijn daar alert op.

Wil je voorkomen dat je e-mail als spam wordt gezien en een klantvriendelijke indruk maken? Gebruik dan liever een afzenderadres waarop gereageerd kan worden, zoals info@, support@ of voornaam@.

 

6. Stel je DNS-records correct in: SPF, DKIM en DMARC

Dit is misschien wel de belangrijkste stap. Zonder deze instellingen belanden je mails al snel in de spam.

SPF (Sender Policy Framework)

Geeft aan welke servers namens jouw domein mogen mailen.

• Zonder SPF kunnen spammers jouw domeinnaam misbruiken.
• Een goede SPF-record voorkomt dat je e-mail wordt geweigerd of in de spambox belandt.

Lees meer over het SPF-record in ons artikel SPF-records: Bescherm je domein tegen e-mail spoofing.

 

DKIM (DomainKeys Identified Mail)

Voegt een digitale handtekening toe aan je e-mail.

• Ontvangers kunnen zo controleren of de inhoud onderweg niet is aangepast.
• Versterkt je betrouwbaarheid en verkleint de kans op spamclassificatie.

 

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance)

Bouwt voort op SPF en DKIM en geeft de ontvangende server instructies wat te doen met verdachte mails.

• Je kunt instellen: niets doen, in de spambox plaatsen of weigeren.
• DMARC helpt ook bij monitoring via rapportage.

Zorg dat alle drie correct ingesteld zijn. Bij veel providers is het SPF- en DKIM-record al automatisch voor je ingesteld en dit geldt soms ook voor het DMARC-record. Bij Stip Hosting wordt bij het aanmaken van je pakket een SPF-, DKIM- en een DMARC-record aangemaakt. Je hoeft dus niets in te stellen of te wijzigen, want het staat allemaal al goed ingesteld. Maak je echter gebruik van een externe mailserver (bijvoorbeeld van Microsoft Office 365), dan moet je het SPF-record aanpassen.

 

7. Aantal e-mails tegelijk

Verstuur je veel e-mails met dezelfde inhoud, zoals een nieuwsbrief? Gebruik dan liever een gespecialiseerde maildienst.

Reguliere mailservers zijn niet bedoeld voor bulkverzending en kunnen je berichten markeren als spam, zeker als je in korte tijd veel identieke e-mails verstuurt. Maildiensten zoals Mailchimp en Laposta zijn hier speciaal voor ingericht. Ze versturen e-mails in gecontroleerde batches en houden rekening met verzendtempo, reputatie en spamregels.

Een goede vuistregel: heb je meer dan 50 inschrijvers voor je nieuwsbrief, dan is het verstandig om een maildienst te gebruiken. Zo vergroot je de kans dat je berichten in de inbox belanden.

 

8. Actuele mailinglijst

Het heeft weinig zin om duizenden adressen te blijven mailen als de helft nooit opent.

• Verwijder inactieve adressen.
• Vraag bevestiging bij nieuwe inschrijvingen.
• Laat gebruikers eenvoudig uitschrijven.

Dit helpt niet alleen je reputatie, maar voorkomt ook dat je domein als spammer wordt gezien.

 

9. Veilige afzenders

Gratis e-maildiensten zoals Gmail en Outlook.com beoordelen e-mails mede op basis van het domein van de afzender. Is jouw domein onbekend, nog niet eerder gebruikt of niet opgenomen in de contactenlijst van de ontvanger? Dan belandt je bericht sneller in de spambox.

Gebeurt dit bij een specifieke ontvanger, vraag dan of die jouw e-mail naar de inbox wil verplaatsen en je afzenderadres wil toevoegen aan hun contacten. Dat vergroot de kans dat toekomstige berichten goed worden afgeleverd.

Spamfilters leren van dit soort gebruikersacties, waardoor jouw e-mails ook bij andere ontvangers eerder als betrouwbaar worden herkend.

 

10. Blocklist

Wordt je e-mail teruggestuurd met een foutmelding zoals:

Dan is de kans groot dat jouw domeinnaam of het IP-adres van de mailserver op een blocklist staat. In dat geval wordt je e-mail direct geweigerd en kun je bepaalde ontvangers niet meer bereiken.

 

Hoe ontstaat een blocklist-vermelding?

De oorzaak kan bij jou liggen, bijvoorbeeld door een gehackt e-mailaccount dat spam verstuurt.
Maar ook andere gebruikers op dezelfde server kunnen het probleem veroorzaken. Bij een gedeeld hostingpakket deel je het IP-adres van de mailserver. Als één gebruiker spam verstuurt, kan het IP-adres van de server op een blocklist terechtkomen waardoor niemand op de server nog goed kan mailen.

Gelukkig monitoren wij onze servers continu. Zo kunnen we snel ingrijpen als er verdachte activiteit is en voorkomen dat jouw e-mailverkeer onnodig wordt geblokkeerd.

 

Goed om te weten

In de meeste gevallen is er geen opzet in het spel. Spam via een gehackt account komt vaker voor dan je denkt. Eén gebruiker kan dan onbedoeld overlast veroorzaken voor alle anderen op de server.

 

Waarom wordt jouw mail tegengehouden door een spamfilter?

Vraag je je na het lezen van bovenstaande nog steeds af waarom je e-mail niet aankomt en hoe je de oorzaak ervan kunt ontdekken, dan raad ik aan om een aantal tests te doen. Daarmee kun je wellicht de oorzaak achterhalen.

 

Spamscore bekijken

Op mail-tester.com kun je je e-mail testen met het populaire SpamAssassin-filter.

Zo werkt het:

1. Ga naar de website en kopieer het tijdelijke e-mailadres dat je te zien krijgt. Sluit het venster niet.
2. Stel in je e-mailprogramma of webmail een bericht op en verstuur het naar dat adres. Bij voorkeur test je een e-mail die eerder niet goed werd afgeleverd.
3. Ga terug naar de openstaande pagina en klik op Check your score.

Mail-Tester beoordeelt je e-mail op inhoud, controleert of je domein of IP op een blocklist staat, en checkt of je DNS-instellingen (zoals SPF en DKIM) correct zijn.

Hoe hoger je score (maximaal 10 punten), hoe kleiner de kans dat je e-mail als spam wordt aangemerkt. Je krijgt bovendien concrete tips om je e-mail te verbeteren.

Blocklists checken

Mail-Tester controleert of het IP-adres van je mailserver voorkomt op een aantal blocklists. Een uitgebreidere test kun je doen op MX Toolbox. Voer je domeinnaam in en klik op Blacklist Check. MX Toolbox zoekt automatisch het IP-adres van je server op en controleert dit op meer dan honderd blocklists. Het is normaal dat sommige blocklists niet reageren of een time-out geven en dat is geen probleem.

Host je bij ons en zie je dat je IP-adres op een blocklist staat? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag bij het achterhalen van de oorzaak en het oplossen van het probleem.

Een vermelding op Backscatterer kun je negeren. Deze blocklist werkt met afwijkende criteria en houdt geen rekening met officiële standaarden. Daardoor staan wereldwijd veel mailservers onterecht op deze lijst.De blocklist van Backscatterer wordt door vrijwel geen enkele provider gebruikt om e-mail te blokkeren.

 

Gegarandeerde bezorging

Helaas is het onmogelijk om 100% garantie te geven dat je e-mail in de inbox van de ontvanger terechtkomt. Je bent altijd deels afhankelijk van hoe de ontvangende partij jouw berichten beoordeelt.

Wel kun je ervoor zorgen dat er geen technische of inhoudelijke redenen zijn om je e-mail te weigeren. Gebruik bijvoorbeeld Mail-Tester om je bericht te testen en verbeter waar nodig. Scoor je 10 punten? Dan zit je goed en is verdere optimalisatie meestal niet nodig. Controleer daarnaast via MX Toolbox of je server-IP op een blocklist staat. Krijg je daar een melding en host je bij ons, neem dan gerust contact met ons op.

Is alles in orde, dan is de kans groot dat je e-mail netjes in de inbox belandt. Maar een absolute garantie is er niet. Wordt je bericht toch als spam aangemerkt, neem dan contact op met de ontvangende partij. Zij kunnen vaak in de serverlogs achterhalen waarom je e-mail is geweigerd.